FIRMA DIGITALE, SE MANCA….

RUP  Attenzione: Firma Digitale dell’Offerta Tecnica e Principio di Autoresponsabilità!

Ciao RUP,

oggi parliamo di un tema cruciale nelle gare telematiche che, purtroppo, può portare a esclusioni inaspettate: la corretta gestione dell’offerta tecnica e, in particolare, la sua sottoscrizione digitale. Una recente sentenza del TAR Lazio (Sezione Quarta Ter), pubblicata il 14/07/2025, la n. 13829/2025 REG.PROV.COLL. e n. 07524/2025 REG.RIC., ci offre spunti preziosi per evitare spiacevoli sorprese. Vediamo come.

Il Caso: un errore costato caro.

La vicenda riguarda un’impresa esclusa da una gara indetta da R.F.I. – Rete Ferroviaria Italiana S.p.A. per la “mancanza del .pdf autogenerato dell’Offerta tecnica all’interno della relativa busta e per la conseguente inesistenza di un’Offerta tecnica validamente formulata”.

L’impresa aveva inviato correttamente l’offerta, ma in seguito, poco prima della scadenza del termine di presentazione, aveva effettuato ulteriori accessi al portale di gara.

La Stazione Appaltante, dopo un’istanza di autotutela dell’impresa, ha rigettato la richiesta, evidenziando che l’operatore aveva modificato la busta tecnica e scaricato un nuovo PDF autogenerato, ma non lo aveva ritrasmesso e firmato digitalmente.

Cosa ci insegna la sentenza: eccone i punti chiave:

1. Disciplina di gara e modifiche dell’offerta: Il Disciplinare di gara prevedeva chiaramente che ogni modifica dei dati precedentemente trasmessi comportava la necessità di ripetere la procedura di invio e sottoscrizione del file PDF autogenerato. Questo significa che qualsiasi “intervento” sul sistema telematico che comporti una riapertura della procedura, anche se il contenuto sostanziale non cambia, richiede una nuova trasmissione e firma digitale. È fondamentale che il RUP verifichi che il proprio Disciplinare sia altrettanto chiaro su questo aspetto.
2. Principio di Autoresponsabilità dell’Operatore Economico: Il TAR ha ribadito il principio di autoresponsabilità. L’impresa, avendo effettuato operazioni informatiche successive alla PEC di conferma dell’offerta originaria, ha dato causa all’esclusione. La sentenza sottolinea che, specialmente nelle gare telematiche, il partecipante deve adempiere “con scrupolo e diligenza” alle prescrizioni di bando, e l’inesatto o erroneo utilizzo del sistema rimane a suo rischio. Per i RUP, questo significa che il bando deve essere inequivocabile nelle istruzioni.
3. No al soccorso istruttorio per l’Offerta Tecnica incompleta/non Firmata:  punto cruciale per i RUP! La sentenza chiarisce che non è ammesso il soccorso istruttorio per le omissioni relative alla documentazione che compone l’offerta tecnica e l’offerta economica, come previsto dall’art. 101, co. 1, lett. a), d.lgs. n. 36/2023. La sottoscrizione digitale dell’offerta tecnica è l’unico elemento che le conferisce “giuridica esistenza” e ne esprime la volontà. Il TAR sottolinea che la mancanza del PDF autogenerato firmato digitalmente comporta l’inesistenza di un’offerta tecnica validamente formulata, poiché esso stesso è l’offerta. Concedere il soccorso istruttorio in questi casi lederebbe la par condicio dei concorrenti.
4. Casi eccezionali di soccorso istruttorio: Il soccorso istruttorio è possibile solo in caso di malfunzionamenti del sistema imputabili alla Stazione Appaltante, per i quali sia fornita prova.
5. Motivazione del provvedimento di esclusione: La sentenza ha anche ritenuto infondata la doglianza dell’impresa relativa a un presunto difetto di motivazione “postuma” del provvedimento di esclusione. L’Amministrazione aveva ribadito e chiarito la motivazione sulla base di un nuovo controllo delle azioni intraprese a sistema, sollecitato dalla stessa impresa. Questo ci ricorda l’importanza di una motivazione chiara e basata sui fatti, anche in caso di integrazioni richieste dalle parti.

Cosa imparare da RUP:

• Chiarezza nei Disciplinari: Assicuratevi che il vostro Disciplinare di gara sia estremamente chiaro riguardo alle modalità di presentazione delle offerte, alla gestione di eventuali modifiche e all’obbligo di firma digitale per ogni parte essenziale dell’offerta (tecnica ed economica).
• Formazione degli Operatori Economici: Se possibile, fornire linee guida o FAQ sul corretto utilizzo della piattaforma telematica può prevenire errori comuni.
• Attenzione ai dettagli: Per gli operatori economici (ma è utile ricordarlo anche a noi RUP nel controllare le offerte), ogni accesso al portale successivo all’invio dell’offerta può avere conseguenze se non si segue la procedura di re-invio e firma.

In sintesi, questa sentenza rafforza l’importanza del principio di autoresponsabilità degli operatori economici e ribadisce la rigidità delle norme in materia di offerta tecnica nelle gare telematiche. La firma digitale non è un mero adempimento formale, ma l’elemento che conferisce validità giuridica all’offerta.

Spero che questo commento vi sia utile!

Alla prossima,

Il vostro Pronto RUP